GESTIÓN DE COLECCIONES

 

INTRODUCCIÓN

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Como ente supervisor de las colecciones estatales de obras de arte, el Museo de Arte Costarricense emite el primer manual para el uso y consulta permanente por parte de todas las instituciones públicas que coleccionan obras de arte. El acatamiento de las indicaciones contenidas en ese documento es de carácter obligatorio para las instituciones que entran bajo el ámbito de supervisión del Museo, y su aplicación se recomienda a aquellas instituciones y colecciones que se encuentran fuera de este ámbito.

 

Este documento constituye una guía paso a paso para inventariar, controlar, conservar y enriquecer adecuadamente una colección pública de obras de arte, atendiendo principios técnicos y normativos.

 

El objetivo de este manual es ofrecer herramientas para la gestión adecuada y estandarizada de las colecciones del Sector Público. Cada sección presenta recursos para que cada institución pueda cuidar las colecciones de arte, y que a su vez, cuente con la información y conocimientos básicos para esta tarea.

 

El capítulo 1 del manual brinda un panorama global de la gestión de colecciones.  Los capítulos 2, 3 y 4 exponen los procesos para la elaboración del Inventario Institucional de colecciones, así como sus actualizaciones anuales. El capítulo 5 aborda los lineamientos generales para la correcta conservación de las obras de arte. El capítulo 6 explica el procedimiento para la adquisición y, finalmente, el capítulo 7 está dedicado a la atención de colecciones en caso de emergencias.

 

El manual se ofrece como un recurso de uso general en función de la protección del patrimonio artístico propiedad del Estado Costarricense, que se encuentra bajo la custodia de distintas instancias. Con esta herramienta, cada institución contará con un instrumento preciso para la protección específica del acervo que forma parte del patrimonio institucional, según su obligación establecida por la Ley Nº8292 de Control Interno.

 

Este manual no es excluyente de otros esfuerzos que realicen las instituciones para proteger su patrimonio artístico. Por ejemplo, cada instancia tiene la posibilidad de contratar de forma externa servicios profesionales en materia de gestión, conservación preventiva y curativa de obras de arte.

 

La aplicación de estos instrumentos por parte de todas las instituciones dentro del ámbito de supervisión del Museo da forma a un modelo de gestión integral de las colecciones estatales, cuya responsabilidad es compartida entre los entes coleccionistas y el propio Museo de Arte Costarricense. El modelo de gestión de colecciones estatales propuesto en el presente manual responde a 4 principios planteados en la Política Nacional de Gestión de Colecciones Estatales de Arte (PNGCEA): flexibilidad, accesibilidad, sostenibilidad ambiental y transparencia.

 

El modelo es flexible por que se adapta a una gran variedad de contextos institucionales y responde a las necesidades y limitaciones de las diversas colecciones estatales, mediante procesos de capacitación participativos y herramientas de acceso universal.

 

La accesibilidad se materializa en la instalación de competencias, conocimientos y herramientas universalmente accesibles para todas las instituciones del Estado, sin importar los recursos materiales, humanos y tecnológicos con los que cuenten. Por esta razón, se ha optado por aprovechar medios tecnológicos y herramientas informáticas sencillas que no impliquen inversión económica por parte de las instituciones.

 

La sostenibilidad ambiental se hace patente en la implementación de un modelo basado en el uso de herramientas tecnológicas no contaminantes en reemplazo de medios físicos de documentación y comunicación, con el fin de reducir la demanda de productos de papel, productos químicos de impresión e hidrocarburos para transporte.

 

La transparencia se logra mediante la implementación de este modelo de gestión del patrimonio estatal, por medio de la atención a los procesos fundamentales de control, seguimiento y protección de los bienes artísticos, así como la implementación de lineamientos tendientes a garantizar prácticas profesionales con altos estándares deontológicos.

 

PROCESO PARA LA ELABORACIÓN DEL INVENTARIO NACIONAL

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La herramienta de supervisión fundamental de las instituciones y del Museo de Arte Costarricense son los inventarios de obras de arte cuya metodología de elaboración y actualización se aborda en los capítulos 1, 2 y 4. Uno de los principales objetivos del modelo de gestión propuesto consiste en la elaboración, por parte del Museo, de un inventario estatal en el que se registren las obras de arte de todas las instituciones dentro el ámbito de competencia de la Ley Nº6091. Elaborar un inventario de todas las obras de arte propiedad del Estado es un proceso que implica la participación y aportes de todas las instituciones coleccionistas.

El modelo de gestión se estructura a partir de distintas acciones estratégicas:

 

Elaboración de Fichas de Registro: Estas fichas se elaboran completando para cada obra de arte de la colección el formulario Ficha de Registro [GCE-FRE] a lo interno de cada institución. En este documento se sintetiza toda la información relativa a cada obra de arte.

Responsable: Cada institución coleccionista [Capítulo 2].

 

Elaboración del Inventario Institucional: Corresponde con la remisión de todas las Fichas de Registro [GCE-FRE] al Museo de Arte Costarricense, de manera anual. Las Fichas de Registro son elaboradas en cada institución, y deben ser conocidas, aprobadas y remitidas por el Jerarca Institucional mediante el formulario Informe de Gestión Anual [GCE-IGA].

Responsable: Cada institución coleccionista y el Museo de Arte Costarricense, como receptor [Capítulo 4].

 

Elaboración del Inventario Estatal y supervisión general de colecciones: Corresponde a las tareas propias del Museo de Arte Costarricense para velar por la adecuada conservación del patrimonio artístico del Estado. El Inventario Estatal es el conjunto de inventarios institucionales, y en él se podrá contabilizar, estudiar y medir la gestión de obras de arte. Este inventario contempla el registro de los bienes y toda clase de datos cuantificables que permitirán conocer el estado de las colecciones estatales.

 

ETAPAS PARA LA GESTIÓN DE COLECCIONES ESTATALES

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A. Preparación

 

A.1 Desarrollo y comunicación de un modelo de gestión de colecciones estatales, y de una plataforma de atención a las instituciones coleccionistas.

 

Desde finales del siglo XIX e inicios del siglo XX, las instituciones estatales costarricenses han reunido colecciones de obras de arte con un cierto grado de informalidad, debido a la escasez de profesionales en materia de gestión del patrimonio artístico, así como una normativa insuficiente en la materia.

 

Por su parte, el Museo de Arte Costarricense fue encargado, por su Ley Nº6091 de Creación promulgada en 1977, de la supervisión de colecciones estatales de arte. Sin embargo, hasta el año 2019, la institución no se dotó de una plataforma ni de mecanismos formales de atención de esta misión orgánica. La supervisión que la institución debe ejercer se ha realizado de manera fragmentaria, y sin ninguna normalización o sistematización. Esta situación, así como la ausencia de lineamientos técnicos, ha contribuido a una gestión deficiente de este patrimonio estatal en una gran parte de las instituciones coleccionistas.

 

Esta línea de acción constituye la base del modelo de gestión de la Política Nacional de Gestión de Colecciones Estatales de Arte, ya que permitirá a las instituciones estatales contar con un lineamiento técnico especializado que será aplicado para el correcto control y gestión de las obras patrimonio de la ciudadanía.

Los lineamientos respectivos a esta etapa de la gestión de colecciones estatales no se abordan en el Manual Técnico, y corresponde con la Línea de Acción 1: Desarrollo y comunicación de herramientas de inventario y gestión de colecciones, y de una plataforma de atención a las instituciones de la PNGCEA.

A.2 Generación de competencias de gestión de colecciones de arte en las instituciones públicas.

 

La exitosa implementación del modelo de gestión de colecciones estatales depende de las capacidades que sean instaladas en cada una de las instituciones que coleccionan obras de arte. El modelo de gestión propuesto en el marco de la PNGCEA y en el presente manual requiere una serie de capacitaciones para su correcta implementación y puesta en práctica. La generación de competencias en materia de gestión y conservación de obras de arte dentro de cada institución es una acción estratégica fundamental y requerirá de actualizaciones constantes. La capacitación y asesoramiento permanente a las instituciones asegurará el funcionamiento del modelo, agilizando las labores administrativas en pro de la salvaguarda y protección del patrimonio artístico, sin la obligatoriedad de contratación de servicios especializados para esta labor, lo que reduce costos de implementación y asegura la prolongación en el tiempo. Los lineamientos respectivos a esta etapa de la gestión de colecciones estatales no se abordan en presente manual, y corresponde a la Línea de Acción 2: Generación de competencias de gestión de colecciones de arte en las instituciones públicas de la PNGCEA.

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B. Registro e inventario

A pesar de la diversidad y volumen de las colecciones estatales de arte, no existe, a la fecha, un inventario estatal integral que contemple todos estos bienes. La ausencia de este recurso impide una correcta supervisión, control y seguimiento del patrimonio artístico nacional en propiedad de las instituciones.

 

A partir de la implementación de la presente Política, cada institución pública que posee obras de arte deberá llevar a cabo un inventario de su colección, el cual será revisado y corregido por el Museo de Arte Costarricense. El conjunto de inventarios institucionales constituirá el Inventario Estatal de Obras de Arte, cuyo compendio corresponderá al Museo de Arte Costarricense. Este Inventario Estatal será una herramienta de control para identificar el volumen y diversidad de piezas que integran las colecciones de arte, así como su valor monetario y patrimonial.

 

El inventario consiste en un proceso de registro de información de las obras de arte propiedad de cada institución. El producto final de este proceso es un documento digital en el que figura una serie de campos o casillas donde se inscribe la obra y todos los datos para su gestión.

 

Los lineamientos respectivos a esta etapa de la gestión de colecciones estatales se desarrollan y explican en la Capítulo 2: Registro e inventario del presente manual y corresponde con la Línea de Acción 3: Registro e Inventario de la PNGCEA.

Video - Registro e inventario de obras de arte

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C. Documentación de bienes artísticos

 

La correcta gestión de una colección de obras de arte implica el conocimiento fundamental de las piezas que la constituyen, incluyendo su información técnica, origen, modo y condiciones de adquisición, así como otra información administrativa o histórica del objeto artístico. Esta necesidad se atiende mediante la recopilación y sistematización de la información documental, a través de la construcción, investigación, digitalización y actualización del corpus documental que debe acompañar toda colección de obras de arte.

 

La actualización, mantenimiento y organización de la información documental consiste en un proceso permanente, que se inicia con la elaboración de un Expediente de Obra para cada uno de los elementos que integran la colección institucional. El objetivo de este proceso es la recopilación de información para la puesta en valor, intervenciones y estudio de las obras de arte propiedad del Estado, así como su adecuada comunicación al público por diversas vías.

 

Los lineamientos respectivos a esta etapa de la gestión de colecciones Estatales se desarrollan y explican en la Capítulo 3: Documentación de bienes artísticos del presente manual y corresponde con la Línea de Acción 4: Documentación de bienes artísticos de la PNGCEA.

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D. Actualización y control

 

Las colecciones estatales evolucionan, tanto por la variación en su estado de conservación (por uso y envejecimiento), como por aumento en el número de obras. Ante estos cambios, las colecciones del Estado requieren herramientas adecuadas de control y seguimiento.

 

La actualización de inventarios debe realizarse al menos una vez al año. Esto permitirá contar con información adecuada del estado y costo de las colecciones estatales de arte. Mediante el análisis de esta información, será posible identificar las necesidades y proyecciones para la gestión de este patrimonio en cada institución. Para el Museo de Arte Costarricense, esta información constituirá el instrumento del acompañamiento técnico que debe ofrecer a las instituciones como ente supervisor de los bienes artísticos.

 

Esta actualización permitirá un correcto seguimiento de las obras de arte que requieren restauraciones, aquellas que hayan sido atendidas y aquellas que se ingresen a colección, asegurando un control interno adecuado y la protección de este patrimonio. Adicionalmente, estas actualizaciones servirán como fuente de información sobre el monto de inversión anual que requieren las colecciones para su adecuada conservación. Los lineamientos respectivos a esta etapa de la Gestión de Colecciones Estatales se desarrollan y explican en la Capítulo 4: Actualización y control y corresponde a la Línea de Acción 5: Actualización y control de la PNGCEA.

Video - Inspección y actualización periódica de las colecciones estatales de arte

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E. Conservación y manipulación

 

Dada su naturaleza material y su valor histórico y cultural, las obras de arte requieren cuidados especiales diferentes a aquellos de otros bienes usuales propiedad del Estado. En este sentido, las obras de arte no son objeto de mantenimiento, sino de medidas de conservación.

 

La conservación de obras de arte implica una serie de acciones que deben implementarse de manera constante y controlada. Algunos de estos cuidados podrán requerir servicios externos que deberán ser presupuestados y contratados por la institución propietaria. Para la conservación y protección de colecciones, el Museo de Arte Costarricense desarrollará capacitaciones regulares dirigidas a los funcionarios públicos designados para la gestión de las obras de arte. Estas capacitaciones brindarán las herramientas técnicas y prácticas esenciales para asegurar su adecuada conservación.

 

La importancia de la implementación de medidas de conservación para obras de arte radica en que estas aseguran el buen estado del bien patrimonial, así como el ahorro sustancial en gastos producto de restauraciones e intervenciones para el rescate de obras dañadas o deterioradas. La conservación es una tarea constante y permanente, y releva estrictamente de la responsabilidad de cada institución. propietaria. El Museo de Arte Costarricense brindará asesoría y acompañamiento, pero no financiará ningún tipo de conservación o restauración ya que la inversión corresponde al propietario de cada bien, quien asume esta responsabilidad a perpetuidad al adquirir la obra.

 

Los lineamientos respectivos a esta etapa de la gestión de colecciones estatales se desarrollan y explican en la Capítulo 5: Conservación y Manipulación del presente manual y corresponde con la Línea de Acción 6: Conservación y manipulación de la PNGCEA.

Video - Conservación preventiva: Agentes de deterioro en las obras de arte

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F. Enriquecimiento y administración

Las colecciones estatales de arte deben ser regularmente alimentadas para asegurar su enriquecimiento, no solo en cantidad, sino en calidad. Las adquisiciones de obras de arte por parte de las instituciones estatales están reglamentadas por el Decreto 29479-C Reglamento de adquisición obras de arte por parte de instituciones estatales. Sin embargo, la etapa de diagnóstico previo al desarrollo de la PNGCEA, permitió determinar que no todas las instituciones aplican esta normativa.

 

Por otra parte, las instituciones coleccionistas no han contado en el pasado con normativa específicamente diseñada para la administración de bienes artísticos, cuya naturaleza material y patrimonial los diferencia diametralmente de los bienes usuales del Estado. El Museo de Arte Costarricense procurará establecer y comunicar herramientas de acatamiento obligatorio para la correcta gestión y administración de este patrimonio, así como recomendaciones para contratación de servicios externos profesionales para la atención de las colecciones estatales.

 

Los lineamientos respectivos a esta etapa de la gestión de colecciones estatales se desarrollan y explican en la Capítulo 6: Adquisición y administración del presente manual y corresponde a la Línea de Acción 7: Adquisición y administración de la PNGCEA.

Video - Enriquecimiento de las colecciones del Museo de Arte Costarricense

Video - Reordenamiento de las colecciones estatales de arte

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G. Atención de emergencias

 

La conservación y transmisión el patrimonio artístico estatal a futuras generaciones no solo es un imperativo legal sino también moral de nuestras instituciones. Sin embargo, ninguna institución coleccionista se encuentra libre de sufrir situaciones de emergencia, ya se trate de situaciones de origen humano (vandalismo, descuido, robo, violencia social, destrucción voluntaria por parte de las instituciones) o de carácter natural o accidental (inundaciones, terremotos, incendios, otros siniestros). Las situaciones antes descritas acaecidas a lo largo de varios años o décadas, han provocado deterioros, daños, desaparición y destrucciones del patrimonio artístico nacional. Las consecuencias de lo anterior son afectaciones irreparables, que van en detrimento de la cultura y del legado artístico del pueblo costarricense.

 

El Museo de Arte Costarricense, como parte de su responsabilidad de supervisar las colecciones estatales, deberá diseñar y ofrecer herramientas, protocolos y acompañamiento para atender situaciones de emergencia, así como recomendaciones y medidas de control para enfrentarse a estas situaciones antes, durante y después del suceso. Esto permitirá fiscalizar con mayor transparencia la atención de los bienes artísticos de propiedad pública, y permitir a las instituciones actuar de manera eficiente para la protección de su patrimonio.

 

Los lineamientos respectivos a esta etapa de la Gestión de Colecciones Estatales se desarrollan y explican en la Capítulo 7: Atención de emergencias del presente manual y corresponde a la Línea de Acción 8: Atención de emergencias de la PNGCEA.